Case study:
Talpa
Dankzij een projectmatig karakter ziet de Technology Club van mediaorganisatie Talpa veel wisselingen in het aantal fte’s. Met als gevolg ook veel variatie in het benodigde aantal werkplekken. Hybride werken is daarvoor de ideale oplossing. Maar hoe faciliteer je werknemers die wél naar kantoor komen in het vinden van een beschikbare werkplek?
Over Talpa’s Technology Club
Talpa is een mediaorganisatie die bestaat uit meerdere bedrijven en onderliggende teams. Veel afdelingen bij Talpa zijn locatiegebonden, zoals radio, TV en print. Andere teams kunnen eenvoudiger op afstand werken. Eén van die teams is de Technology Club – zo’n 70 medewerkers waarvan een deel op projectmatige basis meewerkt. Hierdoor varieert het aantal teamleden regelmatig en verandert ook het aantal benodigde werkplekken van tijd tot tijd.
Slim werkplekken reserveren
Niels Merks is IT-manager bij Talpa. Hij is onder andere verantwoordelijk voor de inzet van software en het beheren van netwerksystemen. Dus toen de Technology Club van Talpa overging op hybride werken, werd Merks gevraagd om mee te denken over het faciliteren hiervan.
“De Technology Club werkt tegenwoordig drie dagen per week op kantoor en twee dagen thuis. Maar wanneer de teams naar kantoor komen, moeten er wél voldoende werkplekken beschikbaar zijn,” aldus Merks. “Met een hybride werken-comité gingen we daarom op zoek naar een manier om medewerkers te faciliteren en te ondersteunen bij het hybride werken.”
Eén van die hulpmiddelen ging over het slim reserveren van werkplekken. “We zochten een oplossing waarmee teamleden binnen de Technology Club een werkplek kunnen vinden voordat ze de moeite nemen om naar kantoor te komen,” legt Merks uit. “Belangrijke vereisten waren het aantal functionaliteiten, flexibiliteit en uitbreidingsmogelijkheden in de toekomst. Op basis daarvan kwam FlexApp vervolgens als beste uit de bus.”
Eenvoudige implementatie
Vanuit zijn rol als IT-manager was Merks betrokken bij de implementatie van de app. “De implementatie verliep ontzettend vlot. Aan de ene kant heb je een stukje techniek, waarbij je de applicatie koppelt aan je eigen IT-omgeving. Aan de andere kant heb je het inrichten van de applicatie. Dat is allemaal zo gedaan.”
Eén van de stappen tijdens de implementatie is het opzetten van een kantoorplattegrond. Hierop zijn alle werkplekken te zien. Talpa koos ervoor om deze plattegrond niet zelf uit te tekenen, maar besteedde dit uit aan FlexApp. “Dit was een stukje ontzorging vanuit FlexApp. Het scheelde ons tijd en maakte dat de implementatie nog sneller verliep.”
Opvallend is volgens Merks ook de klantrelatie die FlexApp heeft met Talpa. “Tijdens het volledige proces luisterde FlexApp naar onze wensen en behoeften. De implementatie is daardoor naar volle tevredenheid verlopen.”
Hybride werken faciliteren
Inmiddels maken alle teamleden van de Technology Club gebruik van FlexApp. Dit is volgens Merks één van de huisregels. “We willen geen discussie over wie een werkplek heeft gereserveerd of niet, daarom is de afspraak dat alles via FlexApp loopt.” Volgens Merks is het bovendien belangrijk dat iedereen de meerwaarde van de oplossing inziet.
“Voor ons is die meerwaarde helder: zonder de applicatie is de kans dat je geen werkplek vindt veel te groot. Dan reis je onnodig naar kantoor, of werk je als team verspreid door het pand, in plaats van bij elkaar. Die ‘versnippering’ willen we voorkomen. FlexApp helpt het team met het reserveren van een werkplek voordat ze naar kantoor komen.”
Hybride werken faciliteren? Geslaagd.