Service & contact

Benieuwd naar de mogelijkheden van FlexApp? We vertellen je graag meer. Neem contact met ons op of plan een (echt vrijblijvende) demo-afspraak in.

Neem contact op

of bel ons op 020 369 4054

Liever eerst
meer lezen?

Wil je meer weten over FlexApp, maar lees je je liever eerst uitgebreid in? Bekijk dan ook onze lijst met veelgestelde vragen.

Bekijk de veelgestelde vragen

Contactgegevens

Spaces Amsterdam-Zuid
Barbara Strozzilaan 201
1083 HN Amsterdam

Veelgestelde vragen

Hoe download ik FlexApp op mijn telefoon?

Iedere organisatie gebruikt een unieke versie van FlexApp. Zoek voor het installeren van de mobiele app in de App Store of in Google Play op ‘FlexApp + naam van jouw werkgever’. Werk je bijvoorbeeld bij de Gemeente Maastricht? Dan zoek je op FlexApp Maastricht. Zodra je jouw organisatie hebt gevonden, klik je op download. Nu kun je de app op je telefoon installeren.

Hoe reserveer ik een werkplek?

Dat is heel simpel. Je kunt een werkplek aanklikken op de plattegrond in de app. Ook kun je een werkplek zoeken aan de hand van de boomstructuur. Via de menuknop ‘Mijn reserveringen’ heb je inzicht in de werkplekken die jij hebt gereserveerd. Zo behoud je altijd het overzicht!

Hoe maak ik mezelf anoniem?

In het menu vind je onder het kopje ‘Instellingen’ een de optie om je anoniem aan te melden voor een werkplek. Zet het schuifje simpelweg op ‘Ja’ of ‘Nee’ en het is geregeld.

Hoe boek ik een vergaderruimte?

Je boekt vergaderruimtes op dezelfde manier als een werkplek. Klik op de plattegrond en kies een vergaderruimte, of zoek een ruimte aan de hand van de boomstructuur. Je kunt hierbij filteren op het type ruimte.

Hoe kan ik gasten aanmelden in de FlexApp?

Hiervoor gebruik je het gasten-aanmeldformulier. Je vindt dit formulier

Is FlexApp een mobiele app of webbased omgeving?

FlexApp is als mobiele app beschikbaar voor iOS en Android. Ook kunnen gebruikers inloggen in een webbased omgeving. Het CMS (Content Management Systeem) voor beheerders en het Management Dashboard zijn webbased omgevingen.

Waar beheer ik de werkplekken en functionaliteiten van FlexApp?

Als beheerder krijg je toegang tot de beheerderspagina. Hier kun je werkplekken aanmaken, kantoorplattegronden delen en het Management Dashboard inzien.

Kan ik een vaste werkplek toewijzen aan medewerkers?

Ja, dat kan. Bijvoorbeeld door een bepaald aantal werkplekken niet-reserveerbaar te maken. Op deze manier kunnen deze bureaus niet gereserveerd worden door andere collega’s. Het is ook mogelijk om werkplekken een label te geven, zoals finance-werkplek of management-bureau. Zo wordt meteen duidelijk dat deze werkplek niet voor iedereen van toepassing is. Eventueel kan je in het CMS sommige gebruikers extra rechten toe te wijzen, zodat alleen zij een specifieke werkplek kunnen reserveren.

Kan FlexApp ook gebruikt worden als BHV-tool?

Dat kan zeker. In het dashboard kun je bijvoorbeeld een lijst opvragen van alle personen die in het gebouw zijn. Dit is handig in het geval van een noodmelding. Ook kun je specifieke medewerker labelen als BHV’er. Zo weten andere collega’s dat er een BHV’er in het pand aanwezig is, en waar.

Hoe kan ik gasten aanmelden in de FlexApp?

Het CMS beschikt over de mogelijkheid gasten aan te melden via een gastenportal en eventueel een werkplek of vergaderruimte toe te wijzen. Voor vaker terugkerende bezoekers kunnen beheerders ook een gastaccount aanmaken. Zij kunnen dan ook gebruik maken van de FlexApp en zelf een werkplek reserveren.

Kunnen we real-time bezettingsgraden delen met het management?

Dat kan. Je kunt bijvoorbeeld laten zien wie er in het gebouw is en welke werkplekken er nog vrij zijn. Op verzoek kunnen we ook inzichtelijk maken welke werkplekken gereserveerd zijn, maar waar nog geen gebruiker aanwezig is (no show).

Hoe gaat FlexApp om met de privacy van de eindgebruiker?

Privacy by design is een fundamentele keuze bij FlexApp. Eén van onze belangrijkste uitgangspunten is bijvoorbeeld dat onze applicatie werkt zonder wifi-verbinding of connectie met sensoren. We kunnen hierdoor geen eindgebruikers ‘volgen’. In lijn met deze vorm van privacy bewaren we alle data (o.a. van check-ins en reserveringen) slechts maximaal 14 dagen. De app is dus volledig privacy en AVG-proof.

Hoe lang blijft informatie over een reservering bewaard?

Bij FlexApp bewaren we alle data, waaronder ook reserveringen, maximaal 14 dagen. Indien gewenst kan dit ook korter zijn.

Over welke veiligheidsstandaarden beschikt FlexApp?

Wij focussen ons op het implementeren van de meest relevante markt standaarden met betrekking tot privacy en security. Daarvoor doen we een tweewekelijkse PEN-test in samenwerking met Axians en de BAR-Organisatie.

Ook beschikken we over de BIO conformiteitsverklaring (Baseline Informatiebeveiliging Overheid). Daarnaast voldoen we aan standaarden zoals de OWASP top 10 en werken we met TL 1.1, 1.2 en 1.3 en SCIM standaarden.

Hoe lang duurt de implementatie van FlexApp in mijn werkomgeving?

FlexApp is een generieke oplossing met een maatwerk finish. Dankzij deze aanpak kunnen we na het aangaan van de overeenkomst meestal binnen twee weken live.

Is FlexApp beschikbaar voor iOS en Android?

Ja, FlexApp is beschikbaar voor beide besturingssystemen en wordt regelmatig geüpdatet om aan de eisen van beide systemen te voldoen.

Hebben de gebruikers een Apple-ID of Google-account nodig voor de installatie?

Ja, afhankelijk van hun smartphone (iPhone of een Android) hebben ze een Apple-ID of Google Play-account nodig om de app op hun telefoon te installeren.

Waar slaan jullie de data op?

Hiervoor maken wij gebruik van AWS (Amazon Web Services). Dit is het cloud computing platform van Amazon, en biedt ontzettend veel voordelen als het gaat om rekenkracht, schaalbaarheid en veiligheid.

Met welke systemen kan ik FlexApp koppelen?

FlexApp gebruikt gegevens en systemen die al in jouw organisatie aanwezig zijn. Onze applicatie is daarom eenvoudig te koppelen met gangbare systemen zoals Outlook, Google, Citrix en TOPDesk. Omdat wij geen gebruikmaken van Wi-Fi en data ook slechts voor kote tijd opslaan, minimaliseren we het risico op datalekken via deze systemen.

Kan FlexApp een koppeling maken met andere diensten, zoals schoonmaak of catering?

Jazeker. Met FlexApp kun je bijvoorbeeld de catering of kantoorschoonmaak inplannen aan de hand van toekomstige reserveringen of geschat gebruik. Dit is een efficiënte manier om kosten te besparen.

Hoe maak ik een plattegrond interactief?

Dat hoef je niet zelf te doen. Bij FlexApp zetten wij de plattegrond handmatig om in een interactieve versie. Die gebruiken we in de app. Als je geen plattegrond beschikbaar hebt, kun je deze ook op papier uittekenen en naar ons opsturen. Waar nodig kunnen wij ook deze schets uitwerken. Neem contact op via info@flexapp.nl en we denken graag met je mee!

Welke talen ondersteunt de app?

FlexApp ondersteunt op dit moment Nederlands en Engels.

Kan ik ook parkeerplekken reserveren met FlexApp?

Ja, dat kan. Net zoals werkplekken kun je parkeerplekken inzichtelijk maken op een plattegrond. Medewerkers kunnen dan een parkeerplek reserveren op dezelfde manier als werkplekken of vergaderzalen.