Case study:
Gemeente Pijnacker-Nootdorp

Over Gemeente Pijnacker-Nootdorp

Gemeente Pijnacker-Nootdorp is een moderne en vooruitstrevende organisatie met ca. 410 medewerkers. Dankzij de grote hoeveelheid zelfsturende teams en een uitgekiende ICT-infrastructuur rees in 2015 de behoefte om over te stappen op hybride werken. Met deze vorm van werken kan het aantal werkplekken per medewerker worden afgeschaald, met een significante kostenbesparing als gevolg.

Beschikbare werkplekken vinden

Peter Pothoff is informatiemanager bij Gemeente Pijnacker-Nootdorp en was medeverantwoordelijk voor het implementeren van de hybride werkstructuur. “Eén van de belangrijkste uitdagingen op het gebied van het nieuwe werken was het vinden en reserveren van een werkplek,” aldus Pothoff. “We wilden immers niet dat medewerkers de moeite zouden nemen om naar kantoor te reizen, om vervolgens te moeten zoeken naar een beschikbare werkplek.”

De gemeente richtte een werkgroep op en ging op zoek naar technologie om medewerkers goed te faciliteren op het gebied van hybride werken. De belangrijksten vereisten waren gebruiksvriendelijkheid, zowel voor de medewerkers als het ICT-team, en het daadwerkelijk kunnen reserveren van een werkplek. “Dat laatste stukje was in 2015 nog niet heel gebruikelijk. Er bestonden wel oplossingen die het vinden van een werkplek mogelijk maakte, maar die waren niet zo veelzijdig. Tegelijkertijd stond ook privacy hoog bij ons in het vaandel. We wilden geen applicatie gebruiken die onze medewerkers volgt via sensoren of een WiFi-verbinding. FlexApp werkt met een 4G-verbinding en dat beviel ons veel beter.”

Het kantoor van Gemeente Pijnacker-Nootdorp

Cloud-based werkplekreserveringsysteem

Via contacten bij de BAR-organisatie (de uitvoeringsorganisatie van de gemeenten Barendrecht, Albrandswaard en Ridderkerk) kwam gemeente Pijnacker-Nootdorp in aanraking met FlexApp. Deze mobiele applicatie voldeed aan nagenoeg alle vereisten van de werkgroep. “We hadden verschillende wensen en die kwamen allemaal terug in FlexApp,” aldus Pothoff. “De applicatie heeft zo’n 150 verschillende functionaliteiten die we zelf kunnen instellen. Medewerkers kunnen zelf een werkplek vinden en reserveren, en als beheerder stel je het aantal werkplekken eenvoudig in. Ik ben er maximaal 2 uur per maand mee bezig. Het werkt heel simpel en dat was voor ons doorslaggevend.”

De implementatie van FlexApp binnen de gemeente Pijnacker-Nootdorp verliep volgens Pothoff soepel. “Binnen een paar weken waren we live. Natuurlijk kostte het ons wel wat tijd om het CMS in te richten en onder de knie te krijgen. Gelukkig heeft het team ons hierbij goed begeleid.” Het stukje privacy kwam ook terug, want bij FlexApp richt het systeem zich op werkplekken, niet op de medewerkers. “Onze medewerkers kunnen met FlexApp dus werkplekken vinden waar eventueel collega’s zitten, maar de applicatie ‘trackt’ geen medewerkers in ons gebouw. Medewerkers hebben bovendien de optie om zich anoniem aan te melden, iets wat voor ons heel belangrijk was.”

Een ander belangrijk punt voor gemeente Pijnacker-Nootdorp was het stukje cloud computing. “Eén van onze vereisten was dat de applicatie altijd bereikbaar is en niks op onze eigen systemen draait. FlexApp is een cloud-based applicatie, dus dat kwam ons heel goed uit. Hierdoor hebben wij hier veel minder onderhoud en is de downtime erg laag. En als er een nieuwe update is, wordt alles door FlexApp geregeld.”

Met FlexApp reserveren medewerkers een werkplek bij Gemeente Pijnacker-Nootdorp

Kantoorbezetting inzichtelijk maken

De implementatie van FlexApp heeft bij gemeente Pijnacker-Nootdorp geleid tot waardevolle efficiëntieslag. “Toen we de applicatie uitrolden in 2015 was de nood nog niet zo hoog. Door COVID is dit in een stroomversnelling gekomen. Op dit moment gebruiken wij FlexApp voor het vinden en reserveren van werkplekken op kantoor en voor het inzichtelijk maken van onze kantoorbezetting.”

Die kantoorbezetting helpt de gemeente Pijnacker-Nootdorp bijvoorbeeld met het efficiënt inzetten van andere diensten zoals catering en schoonmaak. “We zagen in onze data bijvoorbeeld bepaalde delen van het kantoor op sommige dagen veel minder gebruikt werden. Daar hebben we de schoonmaak op afgestemd.” Tegelijkertijd helpt FlexApp bij het verder afschalen van bureaus. “Ons doel is om verder af te bouwen naar 0,7 werkplekken per medewerker. FlexApp helpt ons te inventariseren of dit mogelijk is. Maar het belangrijkste is dat FlexApp het mogelijk maakt om hybride te werken. Als je meer medewerkers dan werkplekken hebt, is deze applicatie een must.”